10 THỦ THUẬT HỮU ÍCH KHI SỬ DỤNG GOOGLE DOCS

10 THỦ THUẬT HỮU ÍCH KHI SỬ DỤNG GOOGLE DOCS, MỘT TRONG NHƯNG ỨNG DỤNG PHỔ BIẾN VÀ TIỆN ÍCH CỦA GOOGLE, BẠN SẼ CÓ TRIỂN TRẢI NGHIỆM ĐẦY THÚ VỊ

Google Docs là bộ tổ hợp các công cụ xử lý dữ liệu văn bản và trình chiếu online hiệu quả tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng Google Docs. Dưới đây là 10 thủ thuật hữu ích khi sử dụng Google Docs có thể bạn chưa biết. Cùng ANZ tìm hiểu những thủ thuật đó là gì nhé!

Xem thêm:

10 thủ thuật hữu ích khi sử dụng Google Docs

1. Làm việc ngoại tuyến

Google Docs có thể làm việc ngoại tuyến (offline). Điều này cho phép bạn tạo tài liệu mới, tiếp tục làm việc trên các tài liệu hiện tại, và thậm chí xem tài liệu khi không có kết nối Internet. Khi kết nối với Internet trở lại, những thay đổi sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức.

Tính năng này yêu cầu Google Chrome, vì vậy có thể hoạt động trên Windows, Linux, Mac X, và Chromebook. Để thiết lập, bạn mở trang chủ Google Drive ở địa chỉhttps://drive.google.com/drive/u/0, bấm vào nút bánh răng ở góc trên bên phải và chọn Settings. Trên cửa sổ General, bạn đánh dấu vào tùy chọn Sync your work to this computer so that you can edit offline và nhấn Done.

2. Cộng tác thời gian thực

Google Docs có tính năng hợp tác tốt hơn phiên bản desktop của Microsoft Office. Bạn có thể hợp tác trong thời gian thực, và tất cả những người có quyền truy cập vào tài liệu đều có thể chỉnh sửa cùng lúc. Bạn sẽ thấy con trỏ của họ trong tài liệu và có thể xem họ nhập liệu. Bạn bấm vào File > Share để bắt đầu chia sẻ tài liệu. Bạn cũng có thể mời mọi người bằng cách điền địa chỉ email của họ vào, hoặc cho phép bất cứ ai có liên kết đến tài liệu đều có thể chỉnh sửa nó.

Tính năng Share có thể cho phép bạn chia sẻ tài liệu với một hoặc nhiều người để họ có thể xem chúng. Họ sẽ luôn được cập nhật nội dung mới nhất, tất nhiên là tốt hơn so với hình thức gửi email qua lại. Bạn cũng có thể cho họ khả năng để lại ý kiến trên các tài liệu không cho phép chỉnh sửa.

3. Xuất bản tài liệu

Google Docs cho phép bạn nhanh chóng xuất bản một tài liệu trực tuyến. Bạn bấm vào menu File > Publish to the web và nhấn vào nút Start publishing. Khi đó, bạn sẽ nhận được liên kết đến tài liệu, và có thể chia sẻ với người khác.

Tính năng này tách biệt với tính năng chia sẻ ở trên. Khi một tài liệu được xuất bản, bất cứ ai có liên kết đều có thể xem nó. Khi chia sẻ, nó chỉ hiển thị với một số ít người. Khi người dùng truy cập vào một tài liệu chia sẻ, họ sẽ thấy các biên tập viên của Google Docs. Còn khi truy cập vào một tài liệu đã được xuất bản, họ sẽ thấy các tài liệu như một trang web thông thường.

4. Tìm lỗi đánh máy

Để sửa chữa nhanh chóng những lỗi chính tả, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + ” để đi đến lỗi đánh máy tiếp theo, hoặc bấm Ctrl +; để đi đến lỗi đánh máy trước đó. Tính năng này có thể sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm lỗi chính tả chính xác mà không phải bật tính năng kiểm tra chính tả của trình duyệt web (tìm thông qua những đường gạch dưới màu đỏ).

Google Docs gần đây cũng đã cải thiện tính năng kiểm tra chính tả (Spell Check ) cho phép bạn nhanh chóng lướt qua các vấn đề có trong tài liệu. Bạn chỉ cần bấm vào menu Tools > Spell Checkđể sử dụng nó.

5. Tìm kiếm và chèn liên kết

Google Docs kết hợp sức mạnh tìm kiếm Google để người dùng dễ dàng chèn các liên kết vào tài liệu. Thay vì mở một tab trình duyệt mới và tìm kiếm trang web muốn liên kết, bạn có thể làm điều này ngay

từ hộp thoại liên kết. Bạn bấm menu Insert > Link, gõ tìm kiếm vào hộp thoại, Google sẽ hiển thị các trang phù hợp với tìm kiếm của bạn. Cuối cùng, bạn bấm vào kết quả để tạo ra một liên kết đến địa chỉ đã chọn.

6. Cấu hình kiểu style cho văn bản

Thay vì định dạng thủ công văn bản, bạn nên sử dụng các Style. Chẳng hạn, thay vì thiết lập tất cả các tiêu đề văn bản với một kích thước phông chữ nhất định và in đậm, bạn chỉ cần nhấp vào hộp style và chọn Heading 1.

Bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa thiết lập phông chữ được sử dụng cho các style khác nhau. Đầu tiên, bạn định dạng đoạn văn bản muốn sử dụng cho style, chọn văn bản, bấm vào hộp style ở phía trên cùng của màn hình, rồi bấm vào mũi tên bên phải của style muốn thay đổi, chọn Update Style Name to Match. Khi đó, style sẽ sử dụng các loại định dạng bạn đã chọn.

Để lưu những style tùy chỉnh và sử dụng chúng trong các văn bản khác, bạn bấm menu Options > Save as my default styles.

7. Quản lý từ điển cá nhân

Nếu Google Docs cho rằng một từ nào đó bị lỗi đánh máy nhưng bạn biết nó hoàn toàn chính xác, thì bạn có thể bấm chuột phải vào từ gạch dưới và chọn Add to personal dictionary để thêm vào từ

điển cá nhân. Sau đó, bạn có thể bấm chuột vào menu Tools > Personal Dictionary và chỉnh sửa danh sách các từ trong từ điển cá nhân này. Nếu vô tình thêm một từ sai chính tả vào danh sách này, bạn sẽ phải loại bỏ nó trước khi Google đưa ra cảnh báo với bạn về từ này một lần nữa. Đây là tùy chọn mới được bổ sung, trước đây Google Docs không cho phép bạn loại bỏ những từ đã thêm vào danh sách này.

8. Sao chép và dán với Web Clipboard

Google Docs có tính năng web clipboard được liên kết với tài khoản Google. Do đó, nó sẽ theo bạn trên tất cả các máy tính bạn sử dụng. Không giống như các clipboard trên hệ điều hành tiêu chuẩn, web clipboard có thể chứa nhiều đối tượng như văn bản, hình ảnh, bản vẽ, và các dữ liệu khác từ Google.

Để sử dụng tính năng này, bạn chọn một đoạn văn bản, bấm menu Edit > Web Clipboard. Những mục lưu vào web clipboard sẽ bị xóa sau 30 ngày, nếu bạn không tương tác với chúng.

9. Sử dụng công cụ Research

Google Docs có một thanh sidebar được thiết kế cho việc nghiên cứu mà bạn có thể truy cập bằng cách vào menu Tools > Research. Nó giúp bạn tìm kiếm các hình ảnh, trích dẫn, và kết quả web… để dễ dàng chèn vào tài liệu.

Research cũng hỗ trợ tìm kiếm các nghiên cứu học thuật và chèn các ghi chú, trích dẫn phù hợp cho các định dạng MLA APA, hay Chicago. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chèn chú thích vào các kết quả web dễ dàng.

10. Cài đặt Add-ons

Add-ons là một tính năng khá mới, là những ứng dụng phần mềm của bên thứ ba được tạo ra với Google Apps Script. Bạn có thể cài đặt chúng bằng cách nhấn vào menu Tools > Manage Add-ons và sử dụng từ trình đơn Add-ons.

Chẳng hạn, bạn có thể cài đặt add-on Thesaurus để chọn bất kỳ từ nào và nhấn Add-ons > Thesaurus> Find Synonyms for Selected Word và dùng cho việc tra các từ đồng nghĩa khi viết một tài liệu.

LỜI KẾT

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn sử dụng Google Docs hiệu quả nhất. Bạn có những thủ thuật sử dụng Google Docs khác hãy chia sẻ bằng cách comment bên dưới bài viết để mọi người cùng tham khảo nhé

Chúc bạn thành công!

Từ khóa liên quan: